1. Ein­lei­tung
Seit vie­len Jah­ren wer­den Betriebs­ver­an­stal­tun­gen unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen steu­er­lich begüns­tigt. Die Details hat der Gesetz­ge­ber am 19.12.2014 mit Wir­kung ab 01.01.2015 neu gere­gelt. Aus der bis­he­ri­gen Frei­gren­ze wur­de ein Frei­be­trag, sodass gene­rell 110 € pro teil­neh­men­dem Arbeit­neh­mer steu­er­frei blei­ben können.

2. Steu­er­lich begüns­tig­te Betriebsveranstaltungen
Die neu­en steu­er­li­chen Ver­güns­ti­gun­gen gel­ten ab dem 01.01.2015 für „Ver­an­stal­tun­gen auf betrieb­li­cher Ebe­ne mit gesell­schaft­li­chem Cha­rak­ter“ (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG). Durch eine sol­che Ver­an­stal­tung erhal­ten Arbeit­neh­mer grund­sätz­lich einen Vor­teil, der zum Arbeits­lohn gehört. Rein betrieb­li­che, fach­li­che Ver­an­stal­tun­gen füh­ren nicht zu einer lohn­re­le­van­ten Berei­che­rung der Arbeitnehmer.

Von den gesel­li­gen Ver­an­stal­tun­gen füh­ren zwei Ver­an­stal­tun­gen pro Jahr eben­falls nicht zu Arbeitslohn,

  • wenn die Teil­nah­me allen Betriebs­an­ge­hö­ri­gen bzw. Arbeit­neh­mern einer Abtei­lung oder eines Stand­orts offen­steht, und
  • soweit die Zuwen­dun­gen des Arbeit­ge­bers für die jewei­li­ge Ver­an­s­tal-tung inklu­si­ve Umsatz­steu­er den Betrag von 110 € je teil­neh­men­dem Arbeit­neh­mer nicht übersteigen.

Prüfschema

Bei­spiel:
Der Arbeit­ge­ber ver­an­stal­tet für sei­ne 100 Mit­ar­bei­ter ein Som­mer­fest mit Auf­wen­dun­gen pro teil­neh­men­dem Arbeit­neh­mer von 50 € (Sum­me 5.000 €), einen Ski­aus­flug mit Auf­wen­dun­gen von 75 € (7.500 €) und eine Weih­nachts­fei­er mit Auf­wen­dun­gen von 120 € (12.000 €). Für die Weih­nachts­fei­er ist der Frei­be­trag von 110 € über­schrit­ten. Da sich aus dem Gesetz nichts ande­res ent­neh­men lässt, dürf­te der Arbeit­ge­ber wie bis­her wäh­len kön­nen, wel­che der bei­den begüns­tig­ten Ver­an­stal­tun­gen er ver­steu­ern möch­te. Am güns­tigs­ten kommt er weg, wenn er das Som­mer­fest mit 5.000 € sowie den die 110 € über­stei­gen­den Betrag der Weih­nachts­fei­er mit 1.000 € (10 € x 100 Teil­neh­mer) ver­steu­ert. Von der Weih­nachts­fei­er blei­ben 11.000 € (110 € x 100 Teil­neh­mer), vom Ski­aus­flug die gesam­ten 7.500 € steuerfrei.

Der Frei­be­trag hat gegen­über der bis­he­ri­gen Frei­gren­ze den deut­li­chen Vor­teil, dass selbst bei höhe­ren Auf­wen­dun­gen 110 Euro pro Arbeit­neh­mer für zwei Betriebs­ver­an­stal­tun­gen im Jahr steu­er­frei bleiben.

3. Begüns­tig­te Aufwendungen
Lei­der wer­den nun mehr Kos­ten in die Frei­be­trags­prü­fung einbezogen:

Prüfschema

Es ist noch nicht klar, ob der „Sys­tem­wech­sel“ von der Frei­gren­ze zum Frei­be­trag zu einer völ­li­gen Über­ar­bei­tung der steu­er­li­chen Behand­lung von Betriebs­ver­an­stal­tun­gen führt. Bis Ende März 2015 soll dazu ein neu­es BMF-Schrei­ben erschei­nen. Das BMF hat bestä­tigt, dass Arbeit­ge­ber bis zu des­sen Ver­öf­fent­li­chung die Rege­lun­gen in R 19.5 LStR wei­ter anwen­den kön­nen, soweit sich aus dem Gesetz nichts Gegen­tei­li­ges ergibt.

4. Beson­der­hei­ten bei den Reisekosten
Bis Ende 2014 konn­ten Anrei­se­kos­ten von Arbeit­neh­mern aus­wär­ti­ger Stand­or­te und von Außen­dienst­mit­ar­bei­tern als Rei­se­kos­ten behan­delt wer­den und waren nicht in die 110 €-Frei­gren­ze ein­zu­be­zie­hen (R 19.5 Abs. 5 Nr. 3 LStR). Die­ser Pas­sus wur­de ab 2015 aus den LStR gestri­chen. Den­noch dürf­ten sol­che Fahrt­kos­ten auch bei der Prü­fung des 110 €-Frei­be­trags außen vor blei­ben, da nach dem Geset­zes­text steu­er­freie Leis­tun­gen für Rei­se­kos­ten nicht in die Zuwen­dun­gen einer Betriebs­ver­an­stal­tung ein­zu­be­zie­hen sind.

Bei­spiel:
Für die Weih­nachts­fei­er fal­len fol­gen­de Auf­wen­dun­gen inklu­si­ve Umsatz­steu­er an: Spei­sen und Geträn­ke im Restau­rant 5.800 €, Musik 700 €, Trink­gel­der 200 €, Taxi­kos­ten für die Heim­fahrt der Arbeit­neh­mer 280 €, Gesamt­kos­ten somit 6.980 €. Es waren 80 Arbeit­neh­mer ein­ge­la­den, anwe­send waren 70. Für 5 Arbeit­neh­mer eines aus­wär­ti­gen Stand­orts sind zusätz­lich Hotel­kos­ten von 650 € ange­fal­len. Die­se Rei­se­kos­ten sind bei der Prü­fung des Frei­be­trags nicht zu berück­sich­ti­gen. Die Auf­wen­dun­gen je teil­neh­men­dem Arbeit­neh­mer betra­gen damit 99,71 € (6.980 € : 70 Teil­neh­mer). Die Ver­an­stal­tung bleibt steuerfrei.

Offen ist, ob Auf­wen­dun­gen, die auf nicht anwe­sen­de Teil­neh­mer ent­fal­len – wie Stor­no- oder Pau­schal­kos­ten –, in die 110 € ein­zu­be­zie­hen sind. Mei­nes Erach­tens füh­ren die­se Auf­wen­dun­gen nicht zu einer Berei­che­rung. In Grenz­fäl­len soll­te eine Anru­fungs­ein­kunft ein­ge­holt werden.

5. Beson­der­hei­ten bei einer gemisch­ten Veranstaltung
Wird eine Betriebs­ver­an­stal­tung mit einer beruf­li­chen Ver­an­stal­tung, bei­spiels­wei­se einer Betriebs­ver­samm­lung, ver­bun­den, kön­nen die Fahrt- und Über­nach­tungs­kos­ten sowie Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen, die durch die zur Betriebs­ver­an­stal­tung ver­an­lass­te Dienst­rei­se ent­ste­hen, als Rei­se­kos­ten steu­er­frei erstat­tet wer­den (BMF, Schrei­ben vom 24.10.2014, Az. IV C 5 – S 2353/14/10002; Rz. 84 und 85). Nur die dem Arbeit­ge­ber unmit­tel­bar durch die Betriebs­ver­an­stal­tung ent­ste­hen­den Fahrt- und Über­nach­tungs­kos­ten sowie Ver­pfle­gungs­auf­wen­dun­gen sind nach den für die Betriebs­ver­an­stal­tung gel­ten­den all­ge­mei­nen Grund­sät­zen zu beurteilen.

Bei­spiel:
Bei einer zwei­tä­gi­gen Ver­an­stal­tung für alle Arbeit­neh­mer einer Abtei­lung außer­halb der ers­ten Tätig­keits­stät­te fin­den tags­über Work­shops statt. Abends trifft man sich zu einem Hüt­ten­abend. Für den Trans­port per Seil­bahn, Essen und Musik fal­len Brut­to­auf­wen­dun­gen von 95 € pro Arbeit­neh­mer an. Die Anrei­se­kos­ten zum Tagungs­ort, Über­nach­tungs­kos­ten und Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen, die durch die beruf­li­che Aus­wärts­tä­tig­keit ver­an­lasst sind, kön­nen als Rei­se­kos­ten steu­er­frei blei­ben. Wegen der gewähr­ten Mahl­zei­ten ist die Ver­pfle­gungs­pau­scha­le zu kür­zen. Da die Abend­ver­an­stal­tung als Betriebs­ver­an­stal­tung zu sehen ist, sind die Auf­wen­dun­gen in den 110 €-Frei­be­trag ein­zu­be­zie­hen und nicht als „Beloh­nungs­es­sen“ (da über 60 €) zu versteuern.

6. Beson­der­hei­ten bei der Betei­li­gung von Begleitpersonen
Offen ist der­zeit die Fra­ge, wie der Frei­be­trag bei der Teil­nah­me von Ange­hö­ri­gen zu berech­nen ist. Laut BMF soll die­se Fra­ge in dem ange­kün­dig­ten BMF-Schrei­ben auf­ge­grif­fen werden.

Bei­spiel:
Zu einer Betriebs­fei­er mit einem Gesamt­auf­wand von 6.000 € kom­men 50 Arbeit­neh­mer, davon brin­gen 30 eine Begleit­per­son mit (Teil­neh­mer­zahl 80 Per­so­nen). Damit beträgt der Auf­wand pro Per­son 75 € (6.000 € : 80 Teil-neh­mer). Für die Berech­nung des Frei­be­trags sind zwei Alter­na­ti­ven denkbar:

Alter­na­ti­ve 1:
Für die 20 Arbeit­neh­mer ohne Begleit­per­son bleibt der antei­li­ge Auf­wand mit 75 € unter dem Frei­be­trag und damit steu­er­frei. Für die 30 Arbeit­neh­mer mit Begleit­per­son beträgt der Auf­wand 150 € (Zurech­nung der 75 € der Begleit-per­son), somit wären pro Arbeit­neh­mer 40 € steu­er­pflich­tig. Im Ergeb­nis müss­te der Arbeit­ge­ber 1.200 € lohn­ver­steu­ern (40 € x 30 Arbeitnehmer).

Alter­na­ti­ve 2:
Geht der Arbeit­ge­ber von einem gesam­ten Frei­be­trag für die Betriebs­ver­an-stal­tung in Höhe von 5.500 € (110 € x 50 teil­neh­men­de Arbeit­neh­mer) aus, über­stei­gen die Gesamt­auf­wen­dun­gen von 6.000 € den Frei­be­trag um 500 €. Im Ergeb­nis müss­te der Arbeit­ge­ber nur die­se 500 € lohn­ver­steu­ern. Für Rück­fra­gen ste­he ich Ihnen ger­ne zur Verfügung.

Es scheint wahr­schein­lich, dass die Ver­wal­tung zu Alter­na­ti­ve 1 ten­diert. Wol­len Arbeit­ge­ber Alter­na­ti­ve 2 anwen­den, soll­ten sie dies mit dem Betriebs­stät­ten­fi­nanz­amt über eine Anru­fungs­aus­kunft abstim­men (§ 42e EStG).

7. Beson­der­hei­ten bei der Teil­nah­me von Firmenfremden
Eben­falls nicht geklärt ist, wie die Auf­wen­dun­gen für Fir­men­frem­de, die an der Betriebs­ver­an­stal­tung teil­neh­men – zum Bei­spiel Zeit­ar­beits­kräf­te oder Arbeit­neh­mer von ver­bun­de­nen Unter­neh­men – zu behan­deln sind. Bis­lang gibt es hier­zu weder eine gesetz­li­che noch eine Verwaltungsregelung.

Bei­spiel:
Die Mut­ter­ge­sell­schaft lädt alle Arbeit­neh­mer der Toch­ter­ge­sell­schaft zu einem gemein­sa­men Som­mer­fest ein und trägt die Kos­ten hier­für. Für die Arbeit­neh­mer der Mut­ter­ge­sell­schaft liegt eine begüns­tig­te Betriebs­ver­an­stal­tung vor. Für die auf die Arbeit­neh­mer der Toch­ter­ge­sell­schaft ent­fal­len­den Kos­ten ist frag­lich, ob die­se als geschäft­lich ver­an­lass­te Bewir­tung oder als Sach­zu­wen­dung anzu­se­hen und gege­be­nen­falls nach § 37b EStG zu ver­steu­ern sind.

Trägt jede Gesell­schaft die Kos­ten für ihre Arbeit­neh­mer, führt jede Gesell­schaft selbst eine Betriebs­ver­an­stal­tung durch und kann den Frei­be­trag für ihre Arbeit­neh­mer und die Zahl der zwei Ver­an­stal­tun­gen prüfen.

8. Ver­steue­rung von Betriebsveranstaltungen
§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG wur­de durch die Neu­re­ge­lung nicht ver­än­dert. Wie bis­her kann der Arbeit­ge­ber den steu­er­pflich­ti­gen Lohn(anteil) aus Anlass von Betriebs­ver­an­stal­tun­gen pau­schal mit 25 Pro­zent ver­steu­ern. Hin­zu kom­men Soli­da­ri­täts­zu­schlag und pau­scha­le Kir­chen­steu­er. Die Pau­scha­lie­rung führt zur Bei­trags­frei­heit in der Sozi­al­ver­si­che­rung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SVEV).

Nach Aus­kunft der Pres­se­stel­le des BMF hält die Ver­wal­tung die Pau­scha­lie­rung der­zeit nicht für zuläs­sig für eine Betriebs­ver­an­stal­tung, die des­halb Arbeits­lohn ist, weil sie nicht allen Arbeit­neh­mern des Betriebs bzw. eines Betriebs­teils offen steht (BFH, Urteil vom 15.1.2009, Az. VI R 22/06). Die­se Auf­fas­sung lässt sich anzwei­feln. Betrof­fe­ne Arbeit­ge­ber kön­nen über eine Anru­fungs­aus­kunft für die Lohn­steu­er­pau­scha­lie­rung plädieren.

9. Umsatz­steu­er­li­che Behand­lung der Betriebsveranstaltung
Frag­lich ist, inwie­weit Arbeit­ge­ber nun aus den Kos­ten einer Betriebs­ver­an­stal­tung die Vor­steu­er abzie­hen kön­nen. Die Ant­wort des BMF auf die­se Fra­ge lau­tet: „Für Betriebs­ver­an­stal­tun­gen ist wie bis­her für Auf­wen­dun­gen bis zu einer Höhe von 110 € ein­schließ­lich Umsatz­steu­er der Vor­steu­er­ab­zug nach der Gesamt­tä­tig­keit des Unter­neh­mers zu beur­tei­len und unter den Vor­aus­set­zun­gen des § 15 UStG daher grund­sätz­lich mög­lich. Eine dies­be­züg­li­che Ände­rung des Umsatz­steu­er­an­wen­dungs­er­las­ses ist der­zeit nicht geplant.“

Lie­gen die Brut­to­auf­wen­dun­gen unter 110 € je teil­neh­men­dem Arbeit­neh­mer, ist der Vor­steu­er­ab­zug unter den übli­chen Vor­aus­set­zun­gen zuläs­sig. Bei höhe­ren Auf­wen­dun­gen ist der Vor­steu­er­ab­zug ins­ge­samt aus­ge­schlos­sen (Abschn. 15.15 Abs. 2 Bei­spiel 3 Buchst. b UStAE).

10. Betriebs­ver­an­stal­tun­gen bis 2014
Die bei­den erfreu­li­chen Urtei­le aus 2013 (BFH vom 16.5.2013, Az. VI R 7/11 und VI R 94/10) wer­den dem­nächst im Bun­des­steu­er­blatt ver­öf­fent­licht. Für Betriebs­ver­an­stal­tun­gen bis Ende 2014 sind die Grund­sät­ze der Urtei­le in ver­gleich­ba­ren Fäl­len dann all­ge­mein anwend­bar. Arbeit­ge­ber kön­nen zu hoch vor­ge­nom­me­ne Ver­steue­run­gen kor­ri­gie­ren, sofern das ver­fah­rens­recht­lich mög­lich ist bzw. Ein­sprü­che anhän­gig sind.

 

Quel­le: LGP 2015, 21–25